○真庭市文書事務管理規程
平成17年3月31日
訓令第5号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 真庭市役所における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(1) 文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、実施機関が保有している公文書をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 一般に容易に入手することができるもの又は一般に利用することができる施設において閲覧若しくは視聴に供されているもの(官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを含む。)
イ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別に保有しているもの
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。
(3) 電子署名 電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される電子文書をいう。
(5) ファクシミリによる文書の取扱いについては、第1号に規定する文書として扱うものとする。
(文書取扱いの原則)
第3条 職員は、事務を書面によって処理することを原則とし、文書管理を適正に行うため、この訓令及び文書管理責任者の指示に従い、正確、迅速及び丁寧に文書を取り扱うとともに、常にその処理経過を明らかにし、文書を検索しやすいように整理しなければならない。
2 文書の処理は、別に定めがあるものを除き会計年度により処理する。
(総務課の職務)
第4条 総務部総務課(以下「総務課」という。)は、文書管理主管部署として文書管理全体に関する運営、指導、調整等を行うものとする。
(課長の責務)
第5条 各課で主に事務を統括する長(以下「課長」という。)は、各課における文書の正確で迅速な処理の促進を行うものとし、常にその課における文書取扱いが文書取扱いの原則に従ってできるようにしなければならない。
2 課長は、文書の整理を促進し、文書の適正な管理及び保存をするため、課の文書管理担当者及び管理主管者に対し必要な指示をするものとする。
(文書管理責任者、文書管理担当者及び管理主管者の職務)
第6条 文書管理責任者は、課内で行う文書事務に関する責任者とする。
2 文書管理責任者は、課長の文書事務を補佐するため、各課に1人以上置くものとし、課長は、課長補佐又は係長の中から文書管理責任者を指定する。ただし、課長補佐又は係長のいない課にあっては、課長が指定する職員をもって充てる。
3 文書管理責任者は、次に掲げる役割を担当する。
(1) 文書管理についての指導、調整等に関すること。
(2) 文書の整理、保管、置き換え、引継ぎ、保存及び廃棄に関する作業の指揮に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の受発に関すること。
(5) 文書の整理及び保存に関すること。
(6) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。
(7) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関すること。
(8) その他文書の取扱いに関し必要な事項に関すること。
5 文書管理担当者は、文書管理責任者の事務を補助させるため、各課に1人以上置くものとし、課長が指名する職員をもって充てる。
6 管理主管者は、当該文書を主管する職員とする。
(帳票等)
第7条 文書事務の取扱いに必要な帳票等は、別表第1のとおりとする。
(閲覧、写しの交付及び貸出しの禁止)
第8条 文書は、真庭市情報公開条例(平成17年真庭市条例第10号)並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び真庭市個人情報保護法施行条例(令和4年真庭市条例第37号)に基づき開示する場合又は市の事務事業を執行するために必要であり、かつ、第三者の権利若しくは利益を侵害することがないと明らかに認められる場合であって、課長の許可を得たときのほかは、関係職員以外の者に閲覧させ、写しを交付し、又は貸し出してはならない。
第2章 文書の種類及び書き方
(文書の種類)
第9条 文書の種類は、例規文書及び一般文書とし、次に掲げるとおりとする。
(1) 例規文書
ア 法規文書 条例、規則、告示及び要綱(告示及び要綱は、法規文の性質を有するものに限る。)
イ 令達文書 訓令、要綱、訓、指令、通達及び依名通知
ウ 公示文書 告示及び公告
(2) 一般文書
ア 普通文書 照会、回答、諮問、答申、申請、願い、進達、通知、報告、届、復命書、依頼、伺い、副申、請求、督促、勧告、協議及び建議
イ 内部文書 復命書、上申、内申、事務引継書、進退伺い、辞令、任命書、委嘱状、始末書及びてん末書
ウ 裁決文書 裁決書及び決定書
エ 契約文書 契約書、覚書、念書、協定書等
オ その他の文書
(ア) 証明文書 身分証明書及び諸証明
(イ) 書簡文書 案内状、礼状、挨拶状等
(ウ) 賞状 表彰状、感謝状等
(エ) 挨拶文書 式辞、祝辞、弔辞等
(文書記述の原則)
第10条 市において作成する文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、縦書きとすることができる。
(1) 法令等の規定によって様式が縦書きに定められているもの
(2) 他の官公署において様式が縦書きに定められているもの
(3) 慣習上、横書きでは不適当と思われるもの
(4) 前3号に定めるもののほか、総務課長が縦書きを適当と認めたもの
(用字、用語)
第11条 文書の用字、用語は、「常用漢字表」(平成22年内閣告示第2号)、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)、「公用文における漢字使用等について」(平成22年内閣訓令第1号)、「法令における漢字使用等について」(平成22年11月30日内閣法制局長官決定)、「外来語の表記」(平成3年内閣告示第2号)及び「ローマ字のつづり方」(昭和29年内閣告示第1号)によるものとする。
(文書の書式)
第12条 文書の書式は、別に定めがあるもののほか、別表第2に掲げる書式例に準じるものとする。
2 文書に用いる文字は、書体を明朝体とし、大きさを12ポイントとする。ただし、次に掲げるときは、この限りでない。
(1) 様式、通知等の都合によるとき。
(2) 文字を強調する等の必要があるとき。
3 文書の用紙1枚当たりの行数は30行とし、1行当たりの文字数は35文字とする。ただし、法令等に定めがあるとき、又は様式、通知等の都合上必要があるときは、この限りでない。
第3章 文書の記号及び文書番号
(文書の記号及び番号)
第13条 文書には、文書記号及び文書番号をつけなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものを除く。)及び定例的な報告書
(2) 証明に関する文書
(3) 軽易な文書
(4) 部内者に対する往復文書
(5) 請求書
(6) 電報
(7) 文書記号及び文書番号をつけることを要しない様式が定められている文書
(8) 法令の規定によって文書受発件名簿等の文書処理簿に代わるべき帳票に記載するよう定められている文書
(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号をつける必要がないと総務課長が認めた文書
2 前項の文書記号は、次に定めるところによる。
3 第1項の文書番号は、次に定めるところによる。
(2) 前号に掲げる文書以外の文書にあっては、課を単位に会計年度毎の一連番号とする。ただし、同一事案に属する文書は、同一会計年度内に限り、当該事案の処理が完結するまで、同一番号に枝番号を付ける。
4 前3項の規定にかかわらず、公告には、文書記号及び文書番号はつけないものとする。
第4章 文書の受領、収受及び配付
(文書の受領、収受及び配付)
第14条 市に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、課の所管事務に係る文書で各課に直接到達したものは、当該課において受領し、収受することができる。
2 文書の受領及び配布は、次に定めるところによる。
(1) 親展文書は、文書受発件名簿に発信者名、収受年月日、番号等所要事項を記入の上、直接名宛人に配付する。
(2) 親展文書以外の文書は、各課宛の文書は各課に配布し、市宛の文書は総務課で開封後、主務課に配布し、該当する主務課がない場合は総務課で受領する。
(3) 電報は、収受時刻を記入の上、主務課に配付する。
(4) 金券及び有価証券(現金を含む。)は、金券等処理簿に発送者名、収受年月日、番号等所要事項を記入の上、直接会計管理者又は当該課長に配付し、担当者から受領印を徴する。
3 2以上の課に関連する文書は、その関係が最も多いと認める課に配付しなければならない。
4 異例又は所管部課が明らかでない文書の配付先は、総務課長が決定する。
5 料金の未納又は不足の文書については、官公署又は学校から発送されたもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
6 文書の収受は、各課で行う。
(配付文書等の処理)
第15条 各課は、配布文書及び各課に直接到達した文書を点検の上、収受を要する文書については、受付日付印を押印並びに文書の記号及び番号を記入し、かつ、文書受発件名簿に必要事項を記入しなければならない。
2 収受の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書と認められるものは、受付日付印の下に収受時刻を明記し、かつ、取扱者の認印を押印する。
3 刊行物、ポスター、挨拶状その他これらに類する軽易な文書は、第1項に規定する手続を省略することができる。
4 所定の収受手続が終了した文書は、直ちに課長及び関係職員の閲覧に供すること。
5 他課に関係のある重要文書は、その写しを作成し、関係課に送付すること。
(電子文書の収受等)
第16条 電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。
2 電子文書を収受した場合にあっては、主務課において、その内容を速やかに課長を含めた事務担当者に資料回覧システム(電子計算機器を利用して資料回覧等に係る事務処理を行うためのシステムをいう。以下同じ。)を用いて回覧するものとする。ただし、主務課長が重要であると認めた場合は、用紙に出力し、前条の規定による処理を行うものとする。
3 前項の規定により電子文書の内容が回覧された場合は、電子文書が到達した時点で、配付され、又は収受した文書とみなし、受付日時も同様とする。
(電子メールの収受等)
第16条の2 電子文書のうち各課あての電子メールは、課長が指名した担当者が収受し、その内容を確認した上で、速やかに事務担当者に転送するものとする。
2 職員あての電子メールはその内容を確認した上で、課長の閲覧が必要な文書については当該職員が前条の規定による収受処理を行うものとする。
3 受信した電子メールが他の所管に係るものである場合は、当該電子メールを速やかに該当する課に転送するものとする。
(総合行政ネットワーク文書の受信等)
第17条 総務課又は主務課において総合行政ネットワーク文書を受信した場合にあっては、前条の規定にかかわらず、総務課又は主務課の文書管理責任者が、次により処理するものとする。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書に係る電子署名について検証を行うこと。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、形式上の誤りがない場合にあっては受領通知を、形式上の誤りがある場合にあっては否認通知を、当該文書の発信者に対して送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を送信した当該文書について、速やかにその内容を用紙に出力すること。
(4) 総務課が受信した場合にあっては、総務課の文書管理責任者は、前号の規定により出力した用紙を、主務課の文書管理責任者に配付すること。
(課長の措置)
第18条 課長は、文書の提出があったときは、直ちに査閲の上、自ら処理するもののほか、グループリーダーを経て事務担当者に配付して、その処理を命じなければならない。ただし、特に重要又は異例に属するものは、あらかじめ、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び配付)
第19条 休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び配付については、真庭市当直規程(平成17年真庭市訓令第9号。以下「当直規程」という。)の定めるところによる。
(収受すべきでない文書)
第20条 到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。
(主管に属さない文書)
第21条 各課において、その主管に属さない文書が配付されたときは、直接他の課に転送することなく、当該文書にその旨を付せんするとともに文書受発件名簿にその旨を記載して、課長が押印の上、総務課に返付しなければならない。
(電話等による聴取)
第22条 各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、口頭、電話受信用紙に記載して取り扱わなければならない。
第5章 文書の処理
(1) 定例的に報告するもの その報告のために定められた報告用紙又は報告簿
(2) 軽易な照会、回答、通知、依頼等のもの、証明のもの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の発送のもの 簡易文書処理判を用い、又は当該文書の余白を利用する。
(3) 事務処理上起案用紙又は前2号の規定によることが適当でないもの あらかじめ総務課長の承認を受けた帳票による。
2 起案文書の作成に当たっては、第11条に定めるもののほか、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案文書には、起案者の所属、氏名及び起案年月日を明記し、本文の前に起案の件名及び起案の理由その他参考となる事項を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。
(2) 起案文書には、決裁の区分、施行の方法、文書分類記号、保存年限等を起案の際記載すること。
(3) 件名の次には、照会、回答等第9条第2号に規定する文書の種別を括弧書きする。
(4) 本文が複雑となるものは、箇条書とする。
(5) 部外への文書(第13条の規定により記号及び番号を付す文書に限る。)の発信者名は、市長の職名及び氏名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により必要がある場合は市名又は副市長、局長、部長若しくは課長その他の者の職名及び氏名を用いることができる。
(6) 前号の規定にかかわらず、市の関係機関に対して施行する文書にあっては、発信者の職名のみを用い、氏名は省略することができる。
(7) 内部文書の発信者名は、原則として職名のみを用い、氏名は省略するものとする。
3 前項第1号の規定にかかわらず、同一文例(以下本項において「文例」という。)によって作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該文例について市長の決裁を受け、当該事案が発生した場合には、起案文書に単に伺い及び例文によって処理する旨だけを記載し、当該文例は記載しないものとする。
(起案文書の訂正)
第24条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。
(起案文書の持ち回り等)
第25条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
2 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに「後閲」と記載しなければならない。
(合議)
第26条 起案文書の事案が他の課の主務事務に関係があるものは、真庭市事務決裁規程(平成17年真庭市訓令第4号)第4条第4項の規定により起案課の課長(以下「主務課長」という。)の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。この場合において、合議先が他の部等にわたる場合は、同項の規定により主務部長を経て合議するものとする。
2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合協議の整わないときは、主務課長は、その旨を付して決裁を受けなければならない。
3 合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき又は廃案になったときは、主務課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。
(文書の審査)
第27条 次に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務課長の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案、訓令案及び重要な要綱案
(2) 議案
(3) 法令及び真庭市条例等の解釈に関する事案
(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
(6) その他で重要又は異例に属するもの
(文書管理責任者の文書審査)
第28条 文書管理責任者は、起案文書が回付されたときは、これを審査し、この訓令その他文書の処理に関する規程に抵触するおそれがあり、又は訂正すべき字句があると認められるものについては、必要な措置を講ずるものとする。
(秘密文書の表示)
第29条 秘密文書には、次の区分に応じて「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。
(1) 極秘 秘密保全が最高度に必要であって、その漏えいが真庭市の利益に損害を与えるおそれのあるもの
(2) 秘 極秘につぐ程度の秘密であって、関係者以外に知らせてはならないもの
(3) 部外秘 前2号のいずれの区分にも属さない秘密文書であって通常部内の使用のみにとどめるもの
3 職員は、秘密文書の内容を関係者以外に漏えいしてはならない。
(決裁年月日の記載)
第30条 決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載する。
第6章 公印の押印等
(公印の押印等)
第31条 事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないで施行することができる。
(1) 第9条第2号オ(イ)及び(エ)に掲げる文書
(2) 同一実施機関内(嘱託員等各種委員を含む。)に対する往復文書
(3) 軽易な文書
2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等でその交付等の日時場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、真庭市公印規則(平成17年真庭市規則第14号)第11条の規定により事前に押印することができる。
3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁じる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。
4 公印は、発信者名の最後の字の半分に掛けて押印する。
5 勤務時間外に公印を使用する場合は、あらかじめ真庭市公印規則第4条第2項に規定する公印保管部長等が定めた公印の保管者(以下「公印保管者」という。)の承認を受けなければならない。
6 発送する文書には、真庭市公印規則に定めるところにより公印を押し、施行の確認をするため起案文書と契印をしなければならない。ただし、軽易なもの又は同一事案で多量のものは、公印又は契印を省略することができる。
(公印の使用)
第32条 公印を押印するときは、その押印しようとする文書に決裁済の原議書を添えて公印保管者に提示し、審査を受けなければならない。
2 公印保管者は、前項の審査において適当と認めたときは、当該決裁文書の所定欄又は公印使用簿に認め印を押印の上、公印を使用させるものとする。
(総合行政ネットワーク文書の電子署名)
第33条 総合行政ネットワーク文書を総合行政ネットワークの文書交換システムにより送信する場合にあっては、当該文書に電子署名を付与するものとする。
2 前項の電子署名の付与を受けようとする者は、文書管理責任者に対し、当該文書に係る起案文書その他証拠書類を添えて請求するものとする。
3 文書管理責任者は、前項の請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書の内容について、当該文書に係る起案文書その他証拠書類との照合審査を行った上で、電子署名の付与を行うものとする。
4 前3項に定めるもののほか、総合行政ネットワーク文書への電子署名の付与に関し必要な事項は、別に定める。
(公印の事前押印の手続等)
第34条 公印の事前押印の手続については、真庭市公印規則第11条に定めるところによる。
第7章 文書の施行
(浄書及び校合)
第35条 決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。ただし、特に重要な文書については、総務課長の承認を得て、総務課において浄書するものとする。
第36条 決裁文書の浄書は、正確、明りょうに行わなければならない。
2 決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。
3 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認め印を押印しなければならない。
4 浄書文書は、当該決裁文書と校合の上、当該決裁文書の所定欄に校合した者の認め印を押印しなければならない。
5 前項に規定する校合を行う者は、起案書の上司とする。
(1) 郵便で施行するもの 当該浄書文書に文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けることを要しないように定められているものを除き、文書記号等並びに日付けを記載し、宛先等を記載した封筒に入れ封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの、書留にするもの等にあっては、当該封筒に、「親展」、「速達」、「書留」等を記載すること。
(2) 小包で施行するもの 荷造りをし、当該包装紙に宛先等及び「小包」(親展等によるものにあっては、さらに「親展」等)を記載すること。
(3) 電報で施行するもの 電報発信紙に電文等を記載すること。
(4) 託送で施行するもの 当該浄書文書に、文書記号等をつけることを要しないように定められているものを除き、文書記号等及び日付けを記載し、宛先等を記載した封筒に入れ封をすること。この場合において、親展にするものにあっては「親展」と、緊急を要するものにあっては「至急」と記載すること。
2 前項の郵送事務主管課への送付は、緊急を要する場合を除くほか、午後3時30分までに行わなければならない。
(1) 郵便及び小包で施行するもの その日分を取りまとめ、各封筒及び小包に料金後納郵便の印を押し、料金後納郵便物差出票を添えて郵便局に差し出すこと。ただし、小包にあっては、郵送以外に適当な発送の方法がある場合は、その方法によること。
(2) 電報で施行するもの 直ちに電報発信紙に記載された事項を発信すること。この場合において、発信した時刻及び電報料金を当該郵便物・電報差出票の所定欄に記載すること。
(3) 託送で施行するもの その日分を取りまとめ、できるだけ速やかに託送すること。この場合において、文書の授受を明らかにしておく必要があるものにあっては、文書送達簿に記載し、受信者の受領印を徴しておかなければならない。
(電気通信回線を利用した電子文書の送信)
第39条 前2条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第40条 総合行政ネットワークの文書交換システムによる総合行政ネットワーク文書の送信は、文書管理責任者が行うものとする。
(休庁日及び執務時間外における文書の施行)
第41条 休庁日及び執務時間外において文書を施行しようとするときは、当直規程の定めるところによる。
2 勤務時間外に、やむを得ず総合行政ネットワークの文書交換システムによる総合行政ネットワーク文書の送信を行う必要がある場合は、あらかじめ文書管理責任者に連絡して、その指示を受けなければならない。
第8章 完結文書の保管
(分類基準表)
第42条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める分類基準表に従って分類しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には総務課に分類基準の変更内容を提出し、総務課は、全庁的な見地から変更内容を確認、調整した上で、新たな分類基準を庁内各課に通知、配布する。
(1) 新しい事務分掌が設けられた場合
(2) 新たな事業が起きた場合
(3) 社会情勢の変化等により業務の重要度が増した場合
(4) 各分類項目においてファイルタイトル数が増加し、整理や検索に不都合が生じた場合
(5) 文書の保存年限等を見直した場合
(1) 第1種文書 永年保存 赤色
(2) 第2種文書 10年保存 青色
(3) 第3種文書 5年保存 灰色
(4) 第4種文書 3年保存 緑色
(5) 第5種文書 1年保存 黄色
2 保存年限は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(文書の分類整理)
第44条 文書の整理は、原則としてフォルダー及びボックスファイルにより行う。ただし、図面や伝票等の非定型文書は、適切な収納ファイルにより収納するものとする。
2 フォルダーの厚さはおおむね2センチメートルを上限とし、それを超える場合には適宜分冊し、前条に規定する保存年限ごとに定める保存色で分類するものとする。なお、分冊した場合は、ファイルの見出しに分冊番号又は記号を付記するものとする。
(タイトルラベル)
第45条 フォルダーには、次に掲げる事項を記載したフォルダーラベルを貼付又は直接記載しなければならない。
(1) 作成年度
(2) ファイルタイトル(主題名)
(3) 保存年限
(4) 分類コード
(5) 廃棄予定年月日
2 ボックスファイルには、次に掲げる事項を記載したボックスラベルを貼付又は直接記載しなければならない。
(1) 大分類
(2) 中分類
(3) 小分類
(4) ボックス内容の表示(必要に応じる)
(5) 部署名
(ファイルの保管)
第46条 ファイルの保管は、各課の文書管理責任者のもとで行う。
2 保管の期間は、各ファイルごとに設定された保管期間に従う。
3 ファイルの保管は、各課執務室に配置された組織共用文書の収納什器に分類コード順に配架、配列することにより行う。
4 保管されたファイルは、次に掲げる方法により総務課へ登録しなければならない。
(1) 当該ファイルの管理主管者は、ファイル入力フォームを作成し文書管理責任者に提出する。
(2) 課の文書管理責任者は、ファイル入力フォームの内容を確認後、データベースへ登録する。
(3) 課の文書管理責任者は、登録されたデータを総務課へ送付する。
(電子文書の保存)
第47条 電子文書は、別に定めるもののほか、主務課長が定める記録媒体に記録して保存するものとする。
(ファイルの保存移管)
第48条 ファイルの保存は、各課の文書管理責任者のもとで行う。
2 ファイルの保存移管は、次に掲げる方法により行う。
(1) 課の文書管理責任者は、保存移管予定のファイルリストをデータベースから出力し、当該予定ファイルの管理主管者へ通知する。
(2) 管理主管者は、リストに記載された当該ファイルの保存移管評価を行い、文書管理責任者及び主務課長の承認を得るものとする。その際、保管延長と評価されたファイルは、原則として1年間、保管期間を延長することができる。
(3) 前号において、保存移管と評価されたファイルは同一保存期限別に識別し、保存箱に収納する。
(4) 管理主管者は、所定の事項を保存箱に記入する。
(5) 管理主管者は、記入が済んだ保存箱を各課に配分された棚に収納する。
(6) 文書管理責任者は、保存移管したファイルの保存情報をデータベースに登録する。
(7) 文書管理責任者は、登録されたデータを総務課へ送付する。
(書庫に収蔵した完結文書の閲覧等)
第49条 書庫に収蔵した完結文書は、主務課長の許可を得なければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。
2 前項の規定により持ち出した文書は、使用後は速やかに元の場所に返納し、他に転貸し、又は抜取り、取替え、訂正、消除、記入等をしてはならない。
(廃棄処分)
第50条 ファイルの廃棄は、各課の文書管理責任者のもとで行う。
2 廃棄の対象は、執務室での保管期間が満了したファイル及び保存書庫での保存期間が満了したファイルとする。
3 ファイルの廃棄は、次に掲げる方法により行う。
(1) 総務課は、廃棄予定のファイルリストをデータベースから出力し、文書管理責任者を通じ、当該予定ファイルの管理主管者へ通知する。
(2) 管理主管者は、リストに記載された当該ファイルの廃棄評価を行い、文書管理責任者及び主務課長の承認を得るものとする。その際、保管期間延長又は保存期間延長と評価されたファイルは、原則1年間の保管期間延長又は保存期間延長できる。
(3) 前号において、廃棄と評価されたファイルは所定の手続により廃棄処分を行う。
(4) 文書管理責任者は、評価情報(保管、保存期間延長)・廃棄済ファイルリストを総務課に提出する。
(5) 総務課は、リストに記載された情報をデータベースに登録する。
4 前各項の規定にかかわらず、主務課長は、保存する必要のない完結文書については、保存期間を定めず、主務課長が適当と認める方法で随時廃棄することができる。
(廃棄ファイル及び文書の処理)
第51条 前条の規定によりファイル及び文書を廃棄する場合は、当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せることをさける必要があるものは、塗り消し、若しくは切取り又は焼却若しくは溶解しなければならない。
2 電子文書は、別に定めるところにより廃棄処分に付するものとする。
(書庫の整理等)
第52条 文書管理責任者は、保存文書について、湿気、蝕害等に注意するとともに、適正な保存ができるように書庫内の整理に努めなければならない。
2 主務課長は、ファイル及び文書の管理及び書庫の整理状況について常に検査し、必要な指示をし、又は措置を講じなければならない。
(書庫の管理)
第53条 書庫は、総務課長又は地域振興課長が管理し、その管理に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理しておくこと。
(2) 火災及び盗難の予防に努めること。
(3) 湿気、蝕害等の予防に努めること。
2 何人も、書庫内で喫煙し又は火気を使用し、若しくは書庫内に定められたファイル及び文書以外のものを持ち込んではならない。
第9章 補則
第54条 出先機関における文書事務の取扱いについては、この訓令に準じて行わなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、出先機関の長は、あらかじめ市長の承認を得て文書事務の取扱いについて特別の定めをすることができる。
附則
(施行期日等)
1 この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令第10号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月30日訓令第18号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月28日訓令第15号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成21年7月1日訓令第54号)
この訓令は、平成21年7月1日から施行する。
附則(平成22年3月8日訓令第25号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月27日訓令第2号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月22日訓令第3号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年11月30日訓令第68号)
この訓令は、平成28年12月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日訓令第6号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年(2021年)3月31日訓令第12号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年(2022年)4月1日訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年(2023年)3月31日訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年(2023年)3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第7条関係)
帳票
別表第3(第13条関係)
部等 | 課名 | 記号 |
市長直轄組織 | 危機管理課 | 真危機 |
総合政策部 | 総合政策課 | 真総合 |
交流定住推進課 | 真交流 | |
秘書広報課 | 真秘広 | |
総務部 | 総務課 | 真総務 |
財政課 | 真財政 | |
財産活用課 | 真財産 | |
税務課 | 真税務 | |
債権回収対策課 | 真債権 | |
生活環境部 | くらし安全課 | 真く安 |
市民課 | 真市民 | |
スポーツ・文化振興課 | 真ス文 | |
環境課 | 真環境 | |
健康福祉部 | 福祉課 | 真福祉 |
健康推進課 | 真健康 | |
子育て支援課 | 真子育 | |
高齢者支援課 | 真高齢 | |
産業観光部 | 産業政策課 | 真産政 |
林業・バイオマス産業課 | 真林バ | |
農業振興課 | 真農振 | |
農林土木課 | 真農土 | |
建設部 | 都市住宅課 | 真都市 |
建築営繕課 | 真営繕 | |
建設課 | 真建設 | |
上下水道課 | 真上下 | |
蒜山振興局 | 地域振興課 | 真蒜地 |
北房振興局 | 地域振興課 | 真北地 |
落合振興局 | 地域振興課 | 真落地 |
勝山振興局 | 地域振興課 | 真勝地 |
美甘振興局 | 地域振興課 | 真美地 |
湯原振興局 | 地域振興課 | 真湯地 |
会計課 | 真会計 | |
消防本部 | 真消本 | |
福祉事務所 | 真福事 | |
別表第4(第44条関係)
文書保存年限別基準表
第1種文書(永年保存)
1 市議会に関する重要なもの
2 条例、規則、告示、訓令、訓達及び指令の原議並びに関係書類
3 歴史の資料となるもの
4 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通ちょう及び往復文書で永年保存の必要があるもの
5 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの
6 ほう賞及び儀式に関するもの
7 異議の申立て、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの
8 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
9 事務引継に関する重要なもの
10 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
11 財産及び市債に関する重要なもの
12 市税徴収に関する重要なもの
13 寄附受納に関する重要なもの
14 認可、許可又は契約に関するもの
15 隣接町村との分合に関するもの
16 事業及び事業計画に関する重要なもの
17 工事に関する特に重要なもの
18 原簿、台帳等で特に重要なもの
19 保存文書簿冊原簿
20 法令に基づく各種台帳
21 その他永年保存の必要を認められるもの
第2種文書(10年保存)
1 市議会に関するもの
2 備品の出納に関する重要なもの
3 予算、決算及び出納に関する重要なもの
4 補助金に関する重要なもの
5 職階、進退、身分等人事に関するもの
6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
7 原簿、台帳等で重要なもの
8 租税その他各種公課に関するもの
9 外国人登録に関するもので重要なもの
10 その他10年保存の必要を認められるもの
第3種文書(5年保存)
1 外国人登録に関するもので第2種文書以外のもの
2 消耗品及び材科に関する重要なもの
3 調査、統計、報告、証明等に関するもの
4 財産に関するもので重要でないもの
5 給与に関するもので重要なもの
6 重要文書の受発に関するもの
7 工事又は物品に関するもので重要なもの
8 その他5年保存の必要を認められるもの
第4種文書(3年保存)
1 消耗品及び材科に関するもの
2 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの
3 予算、決算及び出納に関する重要でないもの
4 給与に関するもの
5 照会、回答その他往復文書に関するもの
6 その他3年保存の必要を認められるもの
第5種文書(1年保存)
第1種文書から第4種文書まで以外のものでおおむね次に掲げるもの
(1) 文書の収受、発送、処理に関するもの
(2) 出勤、遅参、早退、休暇、欠勤、出張等の届に関するもの
(3) 身分、住所等の届に関するもの
(4) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
(5) 消耗品受払に関する特に軽易なもの
(6) 軽易な照会、回答、その他の文書
(7) 処理を終わった一時かぎりの願出及びこれに類するもの
