(趣旨)

第1条　真庭市役所における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　職員は、事務を処理するに当たり、文書を作成することを原則とする。

(総務課の職務)

第4条　総務部総務課(以下「総務課」という。)は、文書管理主管部署として文書管理全体に関する運営、指導、調整等を行うものとする。

(課長の責務)

第5条　各課で主に事務を統括する長(以下「課長」という。)は、各課における文書の正確で迅速な処理の促進を行うものとし、常にその課における文書取扱いが文書取扱いの原則に従ってできるようにしなければならない。

(文書管理責任者及び文書管理担当者の職務)

第6条　文書管理責任者は、課内で行う文書事務に関する責任者とする。

(帳票等)

第7条　文書事務の取扱いに必要な帳票等は、別表第1のとおりとする。

(閲覧、写しの交付及び貸出しの禁止)

第8条　文書は、真庭市情報公開条例並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び真庭市個人情報保護法施行条例(令和4年真庭市条例第37号)に基づき開示する場合又は市の事務事業を執行するために必要であり、かつ、第三者の権利若しくは利益を侵害することがないと明らかに認められる場合であって、課長の許可を得たときのほかは、関係職員以外の者に閲覧させ、写しを交付し、又は貸し出してはならない。

(文書の種類)

第9条　文書の種類は、例規文書及び一般文書とし、次に掲げるとおりとする。

(文書記述の原則)

第10条　市において作成する文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、縦書きとすることができる。

(用字、用語)

第11条　文書の用字、用語は、「常用漢字表」(平成22年内閣告示第2号)、「現代仮名遣い」(昭和61年内閣告示第1号)、「送り仮名の付け方」(昭和48年内閣告示第2号)、「公用文における漢字使用等について」(平成22年内閣訓令第1号)、「法令における漢字使用等について」(平成22年11月30日内閣法制局長官決定)、「外来語の表記」(平成3年内閣告示第2号)及び「ローマ字のつづり方」(昭和29年内閣告示第1号)によるものとする。

(文書の書式)

第12条　文書の書式は、別に定めがあるもののほか、別表第2に掲げる書式例に準じるものとする。

(文書の記号及び番号)

第13条　文書には、文書記号及び文書番号をつけなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(文書の受領、収受及び配付)

第14条　市に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、課の所管事務に係る文書で各課に直接到達したものは、当該課において受領し、収受することができる。

(配付文書等の処理)

第15条　各課は、配布文書及び各課に直接到達した文書を点検の上、収受を要する文書については、文書管理システムに登録し、電子行政文書化により管理するものとする。ただし、課長が必要と認めた場合は、紙文書で保管することができる。

(電子文書の収受等)

第16条　電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。

(電子メールの収受等)

第16条の2　電子文書のうち各課あての電子メールは、課長が指名した担当者が収受し、その内容を確認した上で、速やかに事務担当者に転送するものとする。

(課長の措置)

第17条　課長は、文書の提出があったときは、直ちに査閲の上、自ら処理するもののほか、係長を経て事務担当者に配布して、その処理を命じなければならない。ただし、特に重要又は異例に属するものは、あらかじめ、上司の指示を受けて処理しなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び配付)

第18条　休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び配付については、真庭市当直規程(平成17年真庭市訓令第9号。以下「当直規程」という。)の定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第19条　到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(主管に属さない文書)

第20条　各課において、その主管に属さない文書が配布されたときは、直接他の課に転送することなく、総務課に返付しなければならない。

(電話等による聴取)

第21条　各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、文書として整理し、関係者に閲覧しなければならない。

(起案文書の作成)

第22条　文書の起案は、文書管理システムで行うことを原則とする。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(起案文書の訂正)

第23条　起案文書の記載事項は真庭市事務決裁規程(平成17年真庭市訓令第4号)第4条に規定する決裁者又は経由者が訂正することができる。

(秘密文書の表示)

第24条　秘密文書には、次の区分に応じて「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(公印の押印等)

第25条　事案を文書によって施行する場合は、次に掲げる場合に限り、その施行する文書に公印を押印するものとする。

(公印の使用)

第26条　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に決裁を終えたことが分かる文書を添えて公印保管者に提示し、審査を受けなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第27条　公印の事前押印の手続については、真庭市公印規則第11条に定めるところによる。

(浄書及び校合)

第28条　決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。ただし、特に重要な文書については、総務課長の承認を得て、総務課において浄書するものとする。

第29条　決裁文書の浄書は、正確、明りょうに行わなければならない。

(主務課における文書の施行手続)

第30条　主務課長は、浄書文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をし、必要事項を記入した郵便物・電報差出し票を添付して、郵送事務の主管課(以下「郵送事務主管課」という。)へ送付しなければならない。

(郵送事務主管課における文書の施行手続)

第31条　郵送事務主管課は、前条の規定により発送すべき文書の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(電気通信回線を利用した電子文書の送信)

第32条　前2条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。ただし、決裁者が公印の押印を必要と判断した文書を除く。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第33条　休庁日及び執務時間外において文書を施行しようとするときは、所属長の許可を得なければならない。

(分類基準表)

第34条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める分類基準表に従って分類しなければならない。

(保存年限)

第35条　完結文書の保存年限は、法令等に特別の定めがあるものを除くほか、次の各号の定めるところにより、その分類は、別表第4文書保存年限基準表に準じて行うものとする。

(文書の分類整理)

第36条　文書の整理は、原則として文書管理システムにより行う。ただし、図面や伝票等の非定型文書は、紙文書として整理することができる。

(ファイルの整理)

第37条　ファイルの整理は、各課の文書管理責任者のもとで行う。

(ファイルの保存移管)

第38条　ファイルの保存は、各課の文書管理責任者のもとで行う。

(書庫に収蔵した完結文書の閲覧等)

第39条　書庫に収蔵した完結文書は、主務課長の許可を得なければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

(廃棄処分)

第40条　ファイルの廃棄は、各課の文書管理責任者のもとで行う。

(廃棄文書の処理)

第41条　紙文書を廃棄する場合は、当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せることをさける必要があるものは、塗り消し、若しくは切取り又は焼却若しくは溶解しなければならない。

(書庫の整理等)

第42条　文書管理責任者は、保存文書について、湿気、蝕害等に注意するとともに、適正な保存ができるように書庫内の整理に努めなければならない。

(書庫の管理)

第43条　書庫は、総務課長又は地域振興課長が管理し、その管理に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

第44条　出先機関における文書事務の取扱いについては、この訓令に準じて行わなければならない。