(趣旨)

第1条　真庭市立小・中学校(以下「学校」という。)における文書事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書の取扱いは、正確、迅速、丁寧に行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。

(文書管理責任者及び管理主管者)

第4条　学校に文書管理責任者を置く。

(帳票等)

第5条　文書事務の取扱いに必要な帳票等は、別表第1のとおりとする。

(閲覧、写しの交付及び貸出しの禁止)

第6条　文書は、真庭市情報公開条例(平成17年真庭市条例第10号)並びに個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び真庭市個人情報保護法施行条例(令和4年真庭市条例第37号)に基づき開示する場合、第三者の権利若しくは利益を侵害することがないと明らかに認められる場合であって、学校長の許可を得たときのほかは、関係職員以外の者に閲覧させ、写しを交付し、又は貸し出してはならない。

(文書の記号及び番号)

第7条　文書には、文書記号及び文書番号をつけなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(文書の受領、収受及び処理)

第8条　学校に到達した文書は、文書管理責任者において受領する。

(電子文書の収受等)

第9条　電子文書は、電気通信回線を利用して収受することができる。ただし、学校に対する申請、届出等に係る電子文書で当該申請、届出等を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものにあっては、文書管理責任者が学校長と協議し、承認を得た場合に限る。

(収受すべきでない文書)

第10条　学校に到着した文書で収受すべきでないものについては、文書管理責任者において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(口頭等による聴取記録)

第11条　学校において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、口頭等聴取記録用紙に記載して取り扱わなければならない。

(起案文書の作成)

第12条　文書の起案は、起案用紙を用いなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(代理決裁等)

第13条　起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに「後閲」と記載しなければならない。

(文書管理責任者の文書審査)

第14条　文書管理責任者は、起案文書が回付されたときは、これを審査し、この訓令その他文書の処理に関する規程に抵触するおそれがあり、又は訂正すべき字句があると認められるものについては、必要な措置を採らせるものとする。

(秘密文書の表示)

第15条　秘密文書には、次の区分に応じて「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第16条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載する。

(公印の押印等)

第17条　学校長は、事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書等については、これを省略することができるものとする。

(浄書及び照合)

第18条　決裁文書の浄書は、原則として起案者において行う。ただし、特に重要な文書については、学校長の承認を得るものとする。

(文書の施行手続)

第19条　文書管理責任者は、浄書文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分により、送付しなければならない。

(電子文書の送信)

第20条　前条の規定にかかわらず、電子文書は、電気通信回線を利用して送信することができる。

(分類基準表)

第21条　文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別表第3文書分類表に従って分類しなければならない。

(保存年限)

第22条　完結文書の保存年限は、常用文書及び法令等に特別の定めがあるものを除くほか、次の各号の定めるところにより、その分類は、別表第4文書保存年限基準表に準じて行うものとする。

(文書の分類整理)

第23条　文書の整理は、適切な収納ファイルにより収納するものとする。

(タイトルラベル)

第24条　ファイルには、次に掲げる事項を記載したラベルを貼付しなければならない。

(ファイルの保管及び管理)

第25条　ファイルの保管は、文書管理責任者のもとで行う。

(電子文書の保存)

第26条　電子文書は、別に定めるもののほか、学校長が定める記録媒体に記録して保存するものとする。

(ファイルの保存移管)

第27条　ファイルの保存は、文書管理責任者のもとで行う。

(完結文書の閲覧等)

第28条　完結文書は、文書管理責任者の許可を得なければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

(廃棄処分)

第29条　ファイルの廃棄は、文書管理責任者のもとで行う。

(廃棄ファイル及び文書の処理)

第30条　前条の規定によりファイル及び文書を廃棄する場合は、当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せることをさける必要があるものは、裁断又は焼却等、しなければならない。

(検査)

第31条　学校長は、ファイル及び文書の管理及び整理状況について常に検査し、必要な指示をし、又は措置を講じなければならない。

(その他)

第32条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し、必要な事項は、教育長が別に定める。