○真庭市教育委員会文書編さん保存規程
平成17年3月31日
教育委員会訓令第3号
(趣旨)
第1条 この訓令は、真庭市教育委員会における文書の編さん保存について必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。次号において同じ。)をいう。ただし、官報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(2) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(書式情報(文書の体裁に関する情報をいう。)を含むものに限る。)をいう。
(3) 電子署名 電子的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され、交換される電子文書をいう。
2 この訓令で「文書管理責任者」とは、課等内で行う文書事務に関する責任者とする。
3 文書管理責任者は、各課に1人以上置くものとする。
4 文書管理責任者は、次の各号に掲げる役割を担当する。
(1) 文書管理についての指導及び調整等に関すること。
(2) 文書の整理、保管、置き換え、引継ぎ、保存及び廃棄に関する作業の指揮に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の受発に関すること。
(5) 文書の整理及び保存に関すること。
(6) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。
(7) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関すること。
(8) その他の文書の取扱いに関し必要な事項に関すること。
5 この訓令で「文書管理担当者」は、各課の文書管理責任者の指示に基づき、「文書管理責任者」を補助するものとする。
6 この訓令で「管理主管者」とは、当該文書を主管するすべての職員とする。
(閲覧、写しの交付及び貸出しの禁止)
第3条 文書は、真庭市情報公開条例(平成17年真庭市条例第10号)に基づき開示する場合又は市の事務事業を執行するために必要であり、かつ、第三者の権利若しくは利益を侵害することがないと明らかに認められる場合であって、主務課長の許可を得たときのほかは、関係職員以外の者に閲覧させ、写しを交付し、又は貸し出してはならない。
(帳票等)
第4条 文書事務の取扱いに必要な帳票は、別表第1のとおりとする。
(分類基準表)
第5条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める分類基準表に従って分類しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じた場合には教育総務課に分類基準の変更内容を提出し、教育総務課は、変更内容を確認、調整した上で新たな分類基準を各課に通知、配布する。
(1) 新しい事務分掌が設けられた場合
(2) 新たな事業が起きた場合
(3) 社会情勢の変化等により業務の重要度が増した場合
(4) 各分類項目においてファイルタイトル数が増加し、整理や検索に不都合が生じた場合
(5) 文書の保存年限等を見直した場合
(1) 第1種文書 永年保存
(2) 第2種文書 10年保存
(3) 第3種文書 5年保存
(4) 第4種文書 3年保存
(5) 第5種文書 1年保存
2 保存年限は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。
(文書の分類整理)
第7条 文書の整理は、原則としてフォルダー及びボックスファイルにより行う。ただし、図面や伝票等の非定型文書は、適切な収納ファイルにより収納するものとする。
2 ファイルは、作成方法により次の3種を定める。
(1) 定期ファイル
(2) 案件ファイル
(3) 常用ファイル
4 フォルダーの厚さは2センチメートルを上限とし、それを超える場合には適宜分冊するものとする。なお、分冊した場合は、ファイルの見出しに分冊番号又は記号を付記するものとする。
(タイトルラベル)
第8条 フォルダーには、次に掲げる事項を記載したフォルダーラベルを貼付しなければならない。
(1) 作成年度
(2) ファイルタイトル(主題名)
(3) 保存年限
(4) 分類コード
(5) 主管部署名
(6) 廃棄予定年月日
(7) ファイル番号(連番)
2 ボックスファイルには、次に掲げる事項を記載したボックスラベルを貼付しなければならない。
(1) 大分類
(2) 中分類
(3) 小分類
(4) ボックス内容の表示(必要に応じる)
(5) 部署名
(ファイルの保管)
第9条 ファイルの保管は、各課の文書管理責任者の下で行う。
2 保管の期間は、各ファイルごとに設定された保管期間に従う。
3 ファイルの保管は、各課執務室に配置された組織共用文書の収納什器に分類コード順に配架、配列することにより行う。
4 保管されたファイルは、次に掲げる方法により教育総務課へ登録しなければならない。
(1) 当該ファイルの管理主管者は、ファイル入力フォームを作成し文書管理責任者に提出する。
(2) 課の文書管理責任者はファイル入力フォームの内容を確認後、データベースへ登録する。
(3) 課の文書管理責任者は、登録されたデータを教育総務課へ送付する。
(電子文書の保存)
第10条 電子文書は、別に定めるもののほか、主務課長が定める記録媒体に記録して保存するものとする。
(ファイルの保存移管)
第11条 ファイルの保存は、各課の文書管理責任者の下で行う。
2 ファイルの保存移管は、次に掲げる方法により行う。
(1) 各課の文書管理責任者は、保存移管予定のファイルリストをデータベースから出力し、当該予定ファイルの管理主管者へ通知する。
(2) 管理主管者は、リストに記載された当該ファイルの保存移管評価を行う。その際、保管延長と評価されたファイルは、原則として1年間の保管期間延長できる。
(3) 前号において、保存移管と評価されたファイルは同一保存期限別に識別し、保存箱に収納する。
(4) 管理主管者は、所定の事項を保存箱に記入する。
(5) 管理主管者は、記入が済んだ保存箱を各課に配分された棚に収納する。
(6) 各課の文書管理責任者は、保存移管したファイルの保存情報をデータベースに登録する。
(7) 各課の文書管理責任者は、登録されたデータを教育総務課へ送付する。
(保存文書の閲覧)
第12条 書庫に収蔵した文書は、所管課長の承認を得なければ閲覧することができない。
(ファイルの廃棄)
第13条 ファイルの廃棄は、各課の文書管理責任者の下で行う。
2 廃棄の対象は、執務室での保管期間が満了したファイル及び保存書庫での保存期間が満了したファイルとする。
3 ファイルの廃棄は、次に掲げる方法により行う。
(1) 教育総務課は、廃棄予定のファイルリストをデータベースから出力し、当該予定ファイルの管理主管者へ通知する。
(2) 管理主管者は、リストに記載された当該ファイルの廃棄評価を行う。その際、保管期間延長若しくは保存期間延長と評価されたファイルは、原則1年間の保管期間延長若しくは保存期間延長できる。
(3) 前号において、廃棄と評価されたファイルは、所定の手続により廃棄処分を行う。
(4) 各課の文書管理責任者は、評価情報(保管、保存期間延長)・廃棄済ファイルリストを教育総務課へ提出する。
(5) 教育総務課は、リストに記載された情報をデータベースに登録する。
4 前各項の規定にかかわらず、課長は、保存する必要のない完結文書については、保存期間を定めず、課長が適当と認める方法で随時廃棄することができる。
(廃棄ファイル及び文書の処理)
第14条 前条の規定によりファイル及び文書を廃棄する場合は、当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他に見せることを避ける必要があるものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。
2 電子文書は、別に定めるところにより廃棄処分に付するものとする。
(検査)
第15条 所管課長は、書庫の保管状況を常に検査しなければならない。
(火気の使用禁止)
第16条 何人も書庫内で喫煙し、又は火気を使用してはならない。
(その他)
第17条 この訓令に定めるもののほか、事務の処理については、真庭市長の事務部局の例による。
附則
この訓令は、平成17年3月31日から施行する。
別表第1(第4条関係)
帳票等
(1) 分類基準ワークシート
(2) 文書ファイル入力フォーム
(3) フォルダーラベル
(4) バインダーラベル
(5) ボックスファイルラベル
(6) ファイル管理リスト
別表第2(第6条関係)
文書保存年限基準表
第1種(永年保存)
(1) 教育委員会会議録
(2) 条例、規則、告示、訓、達、指令の原議並びに関係書類
(3) 歴史の資料となるもの
(4) 国又は県の訓令、指令、例規、重要なる通牒及び往復文書で永年保存の必要があるもの
(5) 官報、県報及び市公報
(6) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの
(7) 褒賞及び儀式に関する文書
(8) 異議の申立て、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの
(9) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの
(10) 事務引継ぎに関する重要なもの
(11) 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの
(12) 教育用財産に関する重要なもの
(13) 寄附受納に関する重要なもの
(14) 認可、許可又は契約に関する重要なもの
(15) 工事に関する特に重要なもの
(16) 原簿、台帳等で特に重要なもの
(17) 簿冊原簿、簿冊引継書
(18) 法令に基づく各種台帳
(19) その他永年保存の必要を認められるもの
第1種(20年保存)
(1) 学齢簿
第2種(10年保存)
(1) 補助金に関するもの
(2) 予算、決算及び出納に関する重要なもの
(3) 原簿、台帳等で重要なもの
(4) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの
(5) その他10年保存の必要を認められるもの
第3種(5年保存)
(1) 消耗器材に関する重要なもの
(2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの
(3) 財産、営造物に関する重要でないもの
(4) 給与に関する重要なもの
(5) 重要文書の受発に関するもの
(6) 工事又は物品に関する重要でないもの
(7) その他5年保存の必要を認められるもの
第4種(3年保存)
(1) 消耗器材に関するもの
(2) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの
(3) 予算、決算及び出納に関する重要でないもの
(4) 給与に関するもの
(5) 照会、回答その他往復文書に関するもの
(6) その他3年保存の必要を認められるもの
第5種(1年保存)
第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの
(1) 文書の収受、発送、処置に関するもの
(2) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の届に関するもの
(3) 欠勤、忌服、身分、住所等の届に関するもの
(4) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
(5) 消耗品受払に関する特に軽易なもの
(6) 軽易な照会、回答、その他の文書
(7) 処理を終わった一時かぎりの願の届及びこれに関するもの