○真庭市職員の旧姓使用に関する規程
令和2年(2020年)3月31日
／訓令／教育委員会訓令／第2号
(目的)
第1条 この訓令は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を使用できる手続等を定めることにより、職業生活上の支障を回避することを目的とする。
(旧姓を使用できる範囲)
第2条 職員は、法令、条例等の規定に抵触せず、職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を招くおそれのない文書等であって、次に掲げるものに限り、旧姓を使用することができる。
(1) 専ら組織内部で使用される文書のうち単に氏名が記載されたもの(特別な法律関係を生じさせるおそれのないものに限る。)であって、職場の呼称、職員配置図等の担当者の氏名を記載する各種文書その他これらに類すると任命権者が認めるもの
(2) 専ら組織内部で使用される文書のうち職員の同一性の確認が容易にできるものであって、事務引継書、事務分担表、起案文書、決裁文書、供覧文書、回覧文書、復命書その他これらに類すると任命権者が認めるもの
(3) 職員の権利義務に係る組織内部の関係にとどまる文書のうち職員の同一性の確認が容易にできるものであって、職務の専念義務の免除、営利企業等従事許可、出勤、休暇、週休日の振替、代休日指定、時間外勤務命令に係る文書その他これらに類すると任命権者が認めるもの
(4) 対外的な文書のうち単に氏名が記載にとどまるもの(特別な法律関係を生じさせるおそれがないものに限る。)であって、名刺、メールアドレス、名札(身分を証明する箇所を除く。)、担当者の氏名を記載する各種文書その他これらに類すると任命権者が認めるもの
(5) 前各号に掲げるもののほか、法令等に基づかない文書で、公務遂行上旧姓を使用しても支障がないと任命権者が認めるもの
(旧姓を使用できない範囲)
第3条 職員が旧姓を使用することができない文書等は、次に掲げるものとする。
(1) 職員の身分に係るもののうち人事記録、身分証明書、辞令書、服務の宣誓書、退職願、分限又は懲戒に関する文書その他これらに類すると任命権者が認めるもの
(2) 職員の権利義務に係るものであって、他に与える影響が大きいもののうち給与関係書類、育児休業関係書類、共済組合等関係書類、公務災害関係書類、旅費関係書類、資金前渡職員、検査員、出納員等の氏名の表記その他これらに類すると任命権者が認めるもの
(3) 許認可、行政処分等の公権力の行使に係るもの
(4) 会計帳票及び証拠書類
(5) 法令等(条例、規則等含む。)の規定により戸籍上の氏名を使用することが定められているもの
(6) システム改修などの予算措置が必要なもの
(7) 前各号に掲げるもののほか、職務遂行上又は事務処理上、誤解又は混乱を生じさせるおそれがあるもの
(旧姓使用の申請及び承認)
第4条 職員が旧姓を使用しようとするときは、所属長を経て任命権者に申請し、その承認を受けなければならない。
3 任命権者が旧姓使用を承認したときは、真庭市職員旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、当該職員に通知するものとする。
(使用の中止)
第5条 旧姓を使用する職員(以下「旧姓使用者」という。)がその使用を中止しようとするときは、真庭市職員旧姓使用中止届(様式第3号)を、所属長を経て任命権者に提出するものとする。
2 前項の規定により旧姓の使用の中止を届け出た職員は、新たに婚姻等により戸籍上の氏を改めた場合を除き、再び旧姓を使用することはできない。
(旧姓使用者等の責務)
第6条 旧姓使用者は、旧姓を使用するに当たり、常に市民及び他の職員に誤解又は混乱が生じないように努めるとともに、旧姓の使用の承認を受けた場合は、原則として旧姓を使用しなければならない。
2 所属長は、所属職員の旧姓使用に当たり、その適切な運用と公務の円滑な運営に努めなければならない。
(人事台帳等への記載)
第7条 人事担当課は、その管理する台帳(人事台帳等)へ旧姓使用者を記録しなければならない。
(旧姓使用者の異動)
第8条 旧姓使用者は、所属の異動があったときは、職務の遂行及び事務の処理において支障が生じないよう、異動先の所属長に対して、旧姓を使用していることを申し出なければならない。
(他団体等への派遣職員の適用除外)
第9条 派遣による異動を行った旧姓使用者については、派遣先団体の取扱いによるものとする。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、任命権者が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
(真庭市事務決裁規程の一部改正)
2 真庭市事務決裁規程(平成17年真庭市訓令第4号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附則(令和3年(2021年)3月31日訓令第11号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
