○真庭市個人情報等の安全管理に関する規程
平成28年3月31日
訓令第11号
(目的)
第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)及び真庭市個人情報保護法施行条例(令和4年真庭市条例第37号。以下「条例」という。)に定めるもののほか、真庭市(以下「市」という。)が取り扱う個人情報、個人番号及び特定個人情報の安全管理について必要な事項を定めることにより、その適切な措置及び適正な運用を図ることを目的とする。
(1) 実施機関 条例第2条第2項に規定する機関をいう。
(2) 課等 実施機関に属する個人情報、個人番号及び特定個人情報を取り扱う事務を所掌する全ての課及び室等をいう。
(3) 課長等 前号に規定する課等の長(室長(センター長を含む。)、事務局長、所長、校長、園長等を含む。)をいう。
(4) 個人情報 個人情報保護法第2条第1項に規定するものであって市が取り扱うものをいう。
(5) 特定個人情報等 個人番号及び特定個人情報であって市が取り扱うものをいう。
(6) 個人情報等 個人情報及び特定個人情報等であって市が取り扱うものをいう。
(7) 取扱区域 特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域をいう。
(8) 管理区域 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域及び保護責任者が安全管理のために必要と認めて設定する区域をいう。
(9) 情報漏えい等 個人情報等の漏えい、滅失、毀損等をいう。
2 前項各号に規定するもののほか、この規程において使用する用語の意義は、法において使用する用語の例による。
(総括責任者)
第3条 個人情報等に係る総合的な安全管理措置を講ずるため、総括責任者を置く。
2 総括責任者は、副市長をもって充てる。
(総括責任者代理)
第4条 総括責任者を補佐するため、総括責任者代理を置く。
2 総括責任者代理は、総務部長をもって充てる。
(副総括責任者)
第5条 総括責任者代理を補佐し、次に掲げる事務を実施するため、副総括責任者を置く。
(1) 第7条に規定する保護責任者に対する個人情報等の安全管理に関する教育及び訓練並びに研修の企画及び実施に関する事務
(2) 実施機関全体の個人情報等の取扱状況の把握に関する事務
(3) 個人情報等の安全管理措置の状況についての監査及び監督に関する事務
(4) 個人情報等の安全管理措置についての指示、指導及び助言に関する事務
(5) その他市全体における個人情報等の安全管理措置に関する事務
2 副総括責任者は、組織管理に関する安全管理責任者として総務課長を、システム管理に関する安全管理責任者として秘書広報課長をもって充てる。
(個人情報等の適正な管理及び保護のための委員会)
第6条 総括責任者及び総括責任者代理は、個人情報等の管理及び保護に係る重要事項の決定、連絡及び調整を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催する。
(保護責任者)
第7条 課等に保護責任者を置く。
2 保護責任者は、所管する課等における個人情報等の安全管理のために必要な措置を講ずるため、次に掲げる事務を行う。
(1) 特定個人情報等の利用申請の承認及び記録等の管理に関する事務
(2) 取扱区域及び管理区域の設定に関する事務
(3) 特定個人情報等の取扱区分及び権限についての設定並びに変更の管理に関する事務
(4) 個人情報等の安全管理に関する教育、訓練及び研修についての企画並びに実施に関する事務
(5) 個人情報等の取扱状況の把握に関する事務
(6) 委託先における個人情報等の取扱状況等の監督に関する事務
(7) その他所管する課における個人情報等の安全管理措置に関する事務
3 前項の規定にかかわらず、同一の個人情報等を複数の課等において管理する場合、保護責任者は互いに連携し、個人情報等に関する安全管理措置を講ずるとともに、各課における任務を互いに分担し、責任を明確にするものとする。
4 保護責任者は、総括責任者代理又は副総括責任者から個人情報等の安全管理措置の状況について指示、指導、助言等を受けた場合、これに従わなければならない。
5 保護責任者は、課長等又はこれに代わる者をもって充て、個人情報保護の管理責任者を兼ねるものとする。
(事務取扱担当者)
第8条 保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指定し、当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を定めなければならない。
2 事務取扱担当者は、課等の個人情報等の安全管理措置を講ずるため、個人情報等を取得し、保管し、利用し、提供し、開示し、訂正し、利用停止し、若しくは廃棄し、又は委託処理等の個人情報等を取り扱う業務に従事する際、法、個人情報保護法及び条例並びにその他の関連法令、この規程及びその他の規程並びに総括責任者、総括責任者代理、副総括責任者及び保護責任者の指示した事項(以下「法令等事項」という。)に従い、個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。
(職員の責務)
第9条 職員は、法令等事項に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに保護責任者に報告しなければならない。
(個人情報等の適正な管理に係る教育研修)
第10条 副総括責任者は、保護責任者に対し、課等における個人情報等の適正な管理のために必要な教育研修を行う。
2 副総括責任者及び保護責任者は、個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るため、啓発その他必要な教育研修を行う。
(情報セキュリティ等の教育研修及び対応訓練)
第11条 副総括責任者及び保護責任者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適正な管理及び保護のために、情報システムの管理、運用及び情報セキュリティ対策に関して必要な教育研修、事故障害時等の対応訓練を行う。
(職員に対する研修参加機会の付与)
第12条 保護責任者は、課等の職員に対し、個人情報等の適正な管理及び保護のために、副総括責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(アクセスの制限)
第13条 保護責任者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等にアクセスをする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限らなければならない。
2 アクセスをする権限を有しない職員は、個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第14条 職員は、業務上の目的で個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護責任者の指示に従い行うものとする。
(1) 個人情報等の複製
(2) 個人情報等の送信
(3) 個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第15条 職員は、個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護責任者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第16条 職員は、保護責任者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に厳重に保管し、施錠しなければならない。
2 前項の場合において、職員は、必要があると認めるときは、耐火金庫又はその他の災害の耐性に優れた場所での保管を行わなければならない。
(廃棄等)
第17条 職員は、個人情報等が記録されている媒体(情報機器に内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護責任者の指示に従い、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該個人情報等の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(個人情報等の取扱状況の記録)
第18条 保護責任者は、特定個人情報ファイルについての取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用、保管、廃棄等の取扱状況について記録しなければならない。
(個人情報の目的外利用の記録)
第18条の2 個人情報保護法第69条第2項第2号の規定により、目的外利用をしようとするときは、個人情報目的外利用記録簿を記録しなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第19条 職員は、法、個人情報保護法又は条例に定める場合を除き、個人番号を利用してはならない。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第20条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他の法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第21条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他の法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集及び保管の制限)
第22条 職員は、法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第23条 保護責任者は、取扱区域を明確にし、必要に応じて物理的な安全管理措置を講じなければならない。
(パスワード等の管理)
第24条 保護責任者は、個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この条から第38条まで同じ。)の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード認証情報、生体情報及びこれらに準ずるものをいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)の設定を行うほかアクセスの制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、前項の規定によりパスワード等を使用した場合、当該パスワード等の読取防止を行うほか必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第25条 保護責任者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等へのアクセスの状況を記録し、当該記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期及び臨時に分析するために必要な措置を講じ、又はアクセス記録の改ざん、窃取若しくは不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第26条 保護責任者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等への不適切なアクセスを監視するため、一定数以上の個人情報等がダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能を設定するほか、当該機能を定期及び臨時に確認するために必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第27条 保護責任者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、情報システムの管理者権限の特権を最小限とし、当該特権が不正に窃取された際の被害を最小化し、又は内部からの不正操作等を防止する措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第28条 保護責任者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
2 市は、特定個人情報等を取り扱う情報システムについて、外部ネットワークから独立する等の高いセキュリティ対策を講じ、不正なアクセス等の被害又はその兆候を把握した場合においては、当該被害を最小化する措置をあらかじめ講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第29条 保護責任者は、不正プログラムによる個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講じなければならない。
(暗号化)
第30条 保護責任者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、その暗号化のために次に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 通信経路における情報漏えい等の防止策
(2) 情報システムに保存されている記録における情報漏えい等の防止策
(入力情報の照合等)
第31条 職員は、情報システムで取り扱う個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報の内容の確認、既存の個人情報との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第32条 保護責任者は、個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第33条 保護責任者は、個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第34条 保護責任者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、その処理を行う端末(情報システム又は情報システムに接続して情報を操作し、閲覧できる全ての情報機器を含む。以下同じ。)を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第35条 保護責任者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の仕様、使用目的等に応じて端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護責任者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第36条 職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないように使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)
第37条 保護責任者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、当該個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末機器への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。
(保護責任者の責務)
第38条 保護責任者は、個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講じなければならない。
(管理区域)
第39条 保護責任者は、管理区域を明確に設定しなければならない。
2 保護責任者は、管理区域のうち特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の情報システムを設置する区域(以下「指定管理区域」という。)について、安全管理のための措置を講ずるものとする。
3 保護責任者は、指定管理区域以外の管理区域については、可能な限り前項の規定に準じて安全管理のために必要な措置を講ずるものとする。
(指定管理区域の入退管理)
第40条 保護責任者は、指定管理区域の入退管理について次に掲げる措置を講じなければならない。個人情報等を記録する媒体を保管するための施設(以下「保管施設」という。)を設けている場合においても、同様とする。
(1) 指定管理区域に立ち入る権限を有する者の指定
(2) 入退する者の用件の確認
(3) 入退に関する記録
(4) 部外者(第1号に規定する者以外の者をいう。以下同じ。)についての識別化
(5) 部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視
(6) 外部電磁的記録媒体及び情報機器の持込み、利用及び持ち出しの制限及び検査
2 保護責任者は、必要があると認めるときは、指定管理区域の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3 保護責任者は、指定管理区域及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、次に掲げる事項を行うものとする。
(1) 認証機能の設定
(2) 前号の設定により使用するパスワード等の管理
(3) 前号の管理に係る規程等の整備
4 前項第3号に規定する規程等の整備は、定期及び臨時に見直すものとする。
(指定管理区域の管理)
第41条 保護責任者は、外部からの不正な侵入に備え、指定管理区域に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2 保護責任者は、災害等に備え、指定管理区域に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
(取扱区域の管理)
第42条 保護責任者は、取扱区域において、情報漏えいを防止するために次に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) 区域への部外者の立入りの原則禁止又は部外者が立ち入る場合の職員の立会い
(2) 個人情報等の部外者による閲覧、のぞき見等を防止する環境の設営
(3) 個人情報等を取扱う機器、媒体又は書籍等の施錠保管等の管理
(4) 前3号に掲げる管理に係る規程等の整備
(5) その他必要な措置
(1) 次に掲げる事項を記載した書面を提供先と取り交わすこと。
ア 提供先での利用目的
イ 利用する業務の根拠法令
ウ 利用する記録範囲及び項目
エ 利用形態
オ その他保護責任者が必要と認める事項
(2) 提供先へ安全確保の措置を要求すること。
2 前項の場合において、保護責任者は、必要があると認めるときは、実地の調査を行い、状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護責任者は、法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託契約)
第44条 市は、個人情報等の取扱いに係る業務(以下「個人情報等取扱業務」という。)について外部に委託する場合、個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない委託先を選定することがないよう、適切に選定を行わなければならない。
2 保護責任者は、個人情報等取扱業務について外部に委託する場合、委託先と交わす契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務に関する事項
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除及び損害賠償責任その他必要な事項
(7) 従業者に対する監督及び教育に関する事項
(8) 契約内容の遵守状況について報告を求める規定に関する事項
(9) 特定個人情報等を取り扱う従業者の明確化に関する事項
(10) 委託者が委託先に対して実地の調査を行うことができる事項
3 保護責任者は、個人情報等取扱業務の全部又は一部を委託する場合、当該委託先において、法に基づき実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認しなければならない。
(委託先の確認等)
第45条 保護責任者は、個人情報等取扱業務について外部に委託する場合、委託する個人情報等の秘匿性、重要性その他の性質に応じて、年に1回以上委託先における個人情報等の管理の状況を確認及び監督しなければならない。
2 保護責任者は、個人情報等取扱業務の全部又は一部の委託をする場合、当該委託先において、実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
2 市は、個人情報等取扱業務の全部又は一部の委託先において、当該業務が再委託される場合には、当該業務において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
(事案の報告)
第47条 職員は、次に掲げる事実を把握した場合は、直ちに当該個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。
(1) 情報漏えい等の発生又は兆候の事実
(2) その他安全確保上で問題となる事案が発生した事実
2 事務取扱担当者は、取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、直ちに当該個人情報等を管理する保護責任者に報告しなければならない。
3 保護責任者は、前2項の規定により報告を受けた場合は、直ちに副総括責任者に当該事案について報告するとともに、直ちに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置(外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害防止のために直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)。)を講じなければならない。この場合において、保護責任者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、当該調査内容も併せて副総括責任者に報告するものとする。
4 副総括責任者は、前項の規定により報告を受けた場合は、事案の内容に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を総括責任者及び総括責任者代理に直ちに報告しなければならない。
5 副総括責任者のうち組織管理に関する安全管理責任者である総務課長は、前項の報告の後、事案の内容に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を個人情報保護委員会及び岡山県に直ちに報告しなければならない。
(法令等事項の違反に対する厳正な対処)
第48条 市は、職員が法令等事項に違反する行為を確認した場合には、法令等事項の定めに基づき厳正に対処するものとする。
(事案の再発防止措置)
第49条 保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるともに、その内容を副総括責任者に報告しなければならない。
2 総括責任者代理及び副総括責任者は、実施機関及び実施機関以外の機関における事案発生状況を分析し、類似事例の再発防止のために必要な措置の検討を行うものとする。
(公表等)
第50条 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
(監査)
第51条 総括責任者代理は、個人情報等の管理の状況について、定期及び臨時に副総括責任者に監査を行わせ、その結果を総括責任者に報告するものとする。
2 保護責任者及び職員は、前項の監査の実施に協力しなければならない。
(点検)
第52条 保護責任者は、自ら管理責任を有する個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は臨時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を副総括責任者に報告しなければならない。
2 前項の場合において、副総括責任者は、必要があると認めるときは、その結果を総括責任者及び総括責任者代理に報告しなければならない。
(評価及び見直し)
第53条 総括責任者、総括責任者代理、副総括責任者及び保護責任者は、個人情報等の適切な管理のための措置について、監査又は自ら行う点検の結果を踏まえ、実効性の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の適切な措置を講じなければならない。
附則
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月29日訓令第5号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和5年(2023年)3月31日訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。