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公文書への公印の押印を見直します
公文書への公印の押印の見直し
令和６年４月１日から公文書の電子管理化を踏まえ、行政手続きのオンライン化、事務の効率化を図っていくため、真庭市から発出する公文書について、公印を押す文書を限定します。また、これに併せて契印を廃止します。なお、公印の押印がなくとも、公文書の効力は変わりませんので、ご安心ください。
| 公印押印文書 | 類型 | 考え方 |
|---|---|---|
| 法令等により公印を押印することが義務づけられているもの | 契約書(地方自治法第234条) 法令様式で「印」があるもの |
法令遵守の文書を施行する必要があるため。 |
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許可・認可等の行政処分に関するもの(申請どおりの決定を下す文書を除く。) |
許認可の通知書、命令取消しの通知書、行政指導書、納税通知書、督促状、裁決書 | 許認可のように相手方だけでなく、その内容を信頼して行動する第三者にも影響を及ぼすものがあることなどは誰でも文書の真正性を確保できるよう配慮することが必要なため。 |
| 相手方の権利義務又は法的地位に大きな影響を及ぼすもの | 協定書、請求書、委任状、委嘱状 | 相手方に義務を課すもの又は相手方に原本を保有し対応していくことが必要なため。 |
| 儀礼的に公印を押印すべきもの | 表彰状、感謝状 | 市として相手方に敬意を示すために従前とおりの方法で実施することが必要なため。 |
| 事実証明に関するもの | 身分証、受給者証、福祉関係証明書、検査済証、寄附受領書 | 第３者に示す必要がある文書については、当該第３者がその文書の真正性を容易に判断できるよう配慮することが必要なため。 |
| その他公印が必要と決裁者が認める文書 | 事務の性格や特別な事情により、公印を押すことが必要と判断される場合もあると想定されるため。 |
| 例示 | 類型 | 考え方 |
|---|---|---|
| 一定の事実を一方的に知らせる通知文書 | 工事評定通知書、会議開催通知、研修会通知、挨拶状 | 市が相手方に通知するだけで、対応を義務づけるものではなく、公印がなくても影響が極めて少ないと想定されるため。 |
| 掲示場の掲示をもって効力を発生する文書 | 例規文書、告示文書、公告文書 | 市が一方的に行うものであり、影響が極めて少ないと想定されるため。 |
| 行政処分に関するもののうち、申請とおりの決定を下す文書 | 開示決定書、自己情報開示決定書、公告掲載決定通知書、後援決定通知書 | 市と相手方の二者で完結する文書として、真正性が争いになることは極めて少ないと想定されるため。 |
| 義務の発生しない通知文書 | 見積徴収依頼書、委員就任依頼文書、補助金交付決定通知書、額の確定通知書、届出の受理通知書 | |
| 市の内部又は他の公共団体とのやり取りに必要な文書 | 諮問、答申、各種照会・回答文書 | 特定の相手方として重大な影響を及ぼす恐れがないと想定されるため。 |
上記文書をオンラインで施行するため、メールアドレス等を聞き取る場合もありますので、ご承知ください。
上記に該当する文書であっても、必要に応じ、公印を押印して施行する場合も考えられますので、施行担当課にご相談ください。
公印押印限定の考え方について、何かありましたら総務課行政係へ問い合わせください。
0867－42－1150
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